Prova de Aptidão Profissional

Nos dias 16 e 17 de Julho, os alunos do 12.º ano do Curso Profissional de Secretariado defenderam as suas Provas de Aptidão Profissional, perante o Júri, constituído por representantes do meio académico e profissional, respectivamente, da Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda e da Bosch Termotecnologia.

Foi a última etapa do Curso e todos estiveram muito bem na defesa dos seus projectos.

Aqui ficam as fotos, para mais tarde recordar.

Formação em Contexto de Trabalho

O Estágio dos alunos do 12.º L terminou. É com muita alegria e orgulho que constato que todos os alunos, sem excepção, cumpriram muito bem as suas tarefas nas empresas onde foram colocados.
As opiniões dos respectivos monitores são muito favoráveis e todos dizem que eles foram, durante o período em que estiveram na empresa, estagiários muito colaborantes, dedicados, trabalhadores e que desenvolveram trabalho muito útil nos departamentos onde estiveram. Alguns, disseram mesmo que iriam sentir muito a sua falta!
Estão todos de parabéns!

Reflexões do Estágio

Estamos quase na recta final do nosso estágio, falta praticamente um mês para terminar. Aqueles receios todos que tinha, no início, de não conseguir realizar as tarefas que me iriam ser propostas e pedidas desapareceram e agora vou ficar é com saudades de tudo o que consegui conquistar até agora.
Tudo aquilo que aprendi e que realizo com facilidade, todas as pessoas fantásticas que partilham o mesmo local de trabalho que eu, do dect (Telefone) que é o meu companheiro quando ando no apoio da loja, enfim, coisas que me enriqueceram como pessoa e que contribuíram para ter mais confiança em mim.
Agora só me sinto preocupada com os prazos da entrega da Prova de Aptidão Profissional e dos relatórios de estágio e da PAP. Tenho tanta coisa para dizer mas não sei por onde começar.
Tenho um objectivo que quero atingir mas que não posso divulgar agora, mas vou continuar com o empenho e entusiasmo que me tem ajudado no meu trabalho.

Inicialmente sentia-me insegura...

Inicialmente sentia-me muito insegura quanto às tarefas que me iriam dar e as primeiras duas semanas foram sempre a aprender. Agora já consigo ser autónoma e fazer certas tarefas, a não ser quanto estas se acabam e tenho de perguntar às minhas colegas de secção em que as posso ajudar.

Diariamente, lido com o meu monitor, que trata de pagamentos, com duas colegas de actividade, com um contabilista, com um director de qualidade e com dez engenheiros na parte interna da empresa. A nível externo, comunico por telefone, com encarregados, funcionários e fornecedores. Fazer tudo isto, na primeira semana não foi nada fácil, não conhecia ninguém, muito menos os encarregados com quem falava por telefone. E logo na segunda semana houve uma auditoria.

A actividade que menos gosto de realizar é o atendimento telefónico; gosto mais de trabalhar com o Primavera Executive no lançamento de facturas e na pesquisa de códigos dos diários.

Já não me sinto tão insegura e começo a gostar da relação de convívio com alguns engenheiros mais simpáticos.

Sandra Silva

Estágio IX - Estou satisfeita com o meu trabalho

Em relação ao meu estágio está a correr tudo muito bem, não tenho razões de queixa. Estou a gostar muito de lá estar e das pessoas com quem convivo. Em relação às tarefas, para mim, não há preferências, tudo é trabalho e temos que nos adaptar e aceitar as tarefas que nos são fornecidas.

As funções que tenho desempenhado são, atendimento telefónico, fotocopias, preenchimento e entrega de recibos da ADSE, organização de senhas manuais, preenchimento de formulários a pessoas mais idosas e trabalhos informáticos, Excel, e fecho da Loja.

Onde tenho mais dificuldade é no trabalho com o Excel, mas nada como tirar dúvidas e fazer o trabalho de forma correcta.

Estou muito satisfeita com o meu trabalho, com o que faço, principalmente satisfeita de mim própria, pois nunca pensei dar-me tão bem.

Lucinda Oliveira

Estágio VIII - A primeira semana foi de adaptação

A primeira semana de estágio foi de adaptação, pois não conhecia a empresa nem as pessoas com quem ia trabalhar.

Tenho feito arquivo de documentos, relatórios de formações feitas, apresentações com resumos de reuniões, elaboração de tabelas em Excel, digitalização, fotocópia e arquivo electrónico de certificados, arquivo morto, recolha e inserção, na aplicação do arquivo morto, dos dados recolhidos departamento HRL.

Durante estas duas semanas, em geral, tenho gostado de todas as tarefas que desempenhei.

Carina Martins

Estágio VII - 5 estrelas

No meu estágio faço um pouco de tudo. Esta semana aprendi como se lançam no computador os recibos da ADSE, ajudei a preparar a sala e os documentos necessários para a formação, entre outras coisas.

Acho que gostam muito de mim porque aprendo fácil e consigo ser muito autónoma nas tarefas que me dão. Consigo aprender tudo o que me explicam à primeira. Às vezes também dou algumas ideias, como por exemplo, esta semana sugeri uma forma de arquivar documentos para que fosse mais fácil encontrá-los.

A expressão que usam para me caracterizar é: " 5 estrelas".

Mara Costa

Estágio VI - A adaptação está a ser fácil

No primeiro dia, como era uma experiência nova foi um pouco estranho, nunca tinha trabalhado antes e é sempre diferente daquilo a que estamos habituados.

Apesar de ser um ambiente novo, a adaptação está a ser fácil. O chefe é simpático e a minha orientadora pôs-me  à-vontade e qualquer tarefa que ela me mande fazer explica-me como se faz e é muito amável.

A minha maior dificuldade é na elaboração de orçamentos pois é preciso utilizar termos técnicos sobre alumínios que eu ainda não sei. Além disto não tenho tido grandes dificuldades.

Nesta segunda semana, foi mais fácil, porque já estou mais ambientada e, com o passar do tempo, vamos entrando na rotina.

Madalena Gomes

Estágio V - Cada dia é um dia novo

Apesar de andar um pouco cansada, está a ser bom, são todos muito simpáticos e disponiveis para me explicar as tarefas que tenho de fazer.

Tenho feito várias coisas, cada dia é um dia diferente, faço o que vai aparecendo. Vou dividindo o meu tempo entre o Desenvolvimento e a Administração e faço o que me pedem, desde tabelas em Excel, arquivo, arrumação de pastas, digitalização de documentos, tirar fotocopias, destruir folhas, registar, receber, separar e enviar correspondência, enfim, faço um pouco de tudo, é raro o dia em que tenho a mesma tarefa, cada dia é um dia novo. Mas está a ser agradável.

Carla Ferreira

Estágio IV - Jessica

Olá Pessoal : ) Como está tudo a correr?

O meu estágio tem corrido bastante bem. No início como ainda não estava totalmente integrada no ambiente e como nem sempre tinha tarefas para fazer por ainda estar a aprender sentia que o tempo passava um pouco devagar. Mas agora isso acabou. Tenho sempre bastante trabalho para fazer. A minha orientadora diz que não gosta de me deixar sem fazer nada. Durante esta semana executei várias tarefas. Como já referi no e-mail todas as semanas tenho de realizar uma tarefa que tem a ver com facturação e passa por várias fases. Esta semana depois de terminada essa tarefa estive a "envelopar" cartas, a tratar de uns documentos de exportação (DU’s) e a arquivar vários documentos nas respectivas capas. A tarefa mais complicada (a nível de cansaço físico) que tive esta semana foi organizar o arquivo Morto. Basicamente a tarefa consistia em transferir umas pastas de 2008 de umas prateleiras para outras.

Na próxima semana terei de realizar a tal tarefa de segunda-feira e continuar com a organização do Arquivo.
Beijinhos para todos e um bom estágio :D

Estágio III

Na véspera do estágio estava tão nervosa e ansiosa que nem comia, mas quando chegou o dia estava tranquila parecia tudo muito normal.

Adaptei-me bem à instituição, pois as pessoas são muito simpáticas e tentam ajudar-me em tudo o que podem, estou a adorar estar aqui.

Gosto do que estou a fazer, tenho desempenhado várias funções como,  arquivar, atender o telefone, elaborar recibos de vencimento (feitos na semana passada), lançar contabilidade, tirar fotocópias e facturação.

As actividades que mais gosto são a facturação e o lançamento de dados no computador, nomeadamente a contabilidade.

Até agora ainda não senti nenhuma dificuldade, é tudo muito simples.

Rita Oliveira

Estágio II

Olá caros amigos

Estou a estagiar na Loja do Cidadão em Aveiro.
Desde já agradeço a oportunidade de estar na Loja do Cidadão, como estagiária, onde gosto muito de colaborar nas actividades que me são propostas pelos meus colegas e dirigentes.
Nos primeiros tempos estive a dar a poio aos utentes da loja, mas agora estou na Unidade de Gestão a fazer trabalhos de secretariado. Tanto num lado como no outro gosto de estar, e de ser útil. Muitas vezes há aqueles tempos “mortos” de que não gosto nada, gosto de estar ocupada, com trabalho para fazer porque assim o tempo passa mais depressa.
Está a ser uma experiência muito boa. Em breve darei mais notícias.

Beijos e bom estágio para todos.

Raquel Matos

Começou o Estágio...1ª semana

Ao longo da primeira semana de estágio, que começou a 26 de Abril, recebi e-mails de alguns alunos transmitindo-me as suas primeiras impressões. Fiquei contente em saber que tudo estava a correr bem e que se sentem apoiados em todas as empresas/instituições onde foram colocados. Aqui ficam alguns dos seus testemunhos.

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Diana Coelho

26 de Abril

O meu primeiro dia de estágio foi trabalhoso :)

Estive a arquivar documentos (guias de transporte) tendo em atenção a sua numeração.

Ainda não tive oportunidade de concluir, pois colocaram na minha secretária grandes quantidades e porque também era chamada para visitar os diversos blocos/departamentos da fábrica.

O pessoal do meu departamento é muito simpático!

Não pagamos a comida na cantina! É-nos oferecida e é agradável...

Para já são estas as novidades :)

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Jessica Ribeiro

26 de Abril

O primeiro dia de estágio correu muito bem. Durante a manhã tivemos a formação sobre Higiene e Segurança no trabalho que nos esclareceu muito. Depois do almoço fomos conhecer as nossas coordenadoras. Eu e a Carla fomos recebidas pelas nossas orientadoras e apresentadas ao pessoal nos nossos departamentos. São todos muito simpáticos.

Durante a tarde toda estive a separar documentos para depois poder organizá-los por datas. É uma tarefa que terei de realizar todas as segundas-feiras, pois funciona como um balanço da semana anterior.

A Carla foi conhecer as instalações da Fábrica e depois foi para o Departamento iniciar o trabalho.

Amanha penso teremos uma formação o dia inteiro.

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Carina Martins

27 de Abril

Fui recebida no departamento onde vou trabalhar e a minha orientadora entregou-me o meu login e a password, bem como algum material para a minha secretária. Comecei de imediato a trabalhar no Arquivo Morto onde utilizo uma aplicação informática própria.

Estou a gostar porque todos são muito simpáticos e preocupam-se com o nosso trabalho e que nós percebamos o que estamos a fazer.

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Diana Martins

28 de Abril

Em relação ao estágio está tudo a correr muito bem, as pessoas são atenciosas e simpáticas :) Achava que ia apenas fazer aquele trabalho de "estagiário", mas não, as meninas da recepção estão-me a ensinar todas as suas funções.. já sei muitos conceitos novos relacionados com hotelaria. Hoje fiz a minha 1.ª reserva a um hóspede, também já fiz encomendas etc :).

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Cristina Pereira

29 de Abril

Agora com o estágio tenho vindo poucas vezes à net, e por isso hoje mando-lhe este e-mail para lhe dizer que estou a gostar muito do estágio, as pessoas são espectaculares, tenho feito várias tarefas como arquivo, telefonemas, organização de sugestões e eliminação de arquivos que já não eram necessários. Tenho feito mesmo muita coisa. No primeiro dia fomos muito bem recebidos por parte de todos.

Dizem que sou o "pepe rápido" porque faço as tarefas bastante rápido, mas bem! Tive um ou dois erros, mas como me disseram, “errar é humano” e eu estou ali para aprender. Mas sinto-me muito bem porque sinto-me capaz de fazer todas aquelas tarefas mesmo não sabendo como se fazem no início. Explicam-me as coisas muito bem e depois é " sempre a andar ". Estou a adorar a experiência.

Mas também sou muito sincera ... agora dou valor à escola ... porque na escola tínhamos intervalos de hora a hora, os nossos amigos por perto. Ali não! Temos de cumprir horários embora tenhamos um intervalito de manhã e um à tarde para comer qualquer coisita. Mas não é a mesma coisa do que ter os nossos amigos por perto. Mas não me posso queixar.. a equipa é fantástica e tenho a Diana para me fazer companhia nos intervalos e na hora de almoço!

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Sandra Silva

1 de Maio

Durante esta semana tenho aprendido e feito muitas tarefas, como arquivo, atendimento telefónico, preenchimento de impressos, tratamento da correspondência, envio e tratamento do e-mail, fotocópias, trabalhar com o “Primavera Executive”, digitalizar documentos, entre outras.

Não foi fácil a integração num local com tantos engenheiros. Além do trabalho de rotina, há sempre algum pedido extra, o que não é fácil para mim que ainda estou a começar. Ainda tenho muita insegurança quanto à possibilidade de me pedirem para fazer tarefas que eu não seja capaz de fazer, uma vez que existe uma grande variedade de tarefas ligadas à actividade da empresa e para as quais ainda não estou devidamente informada e treinada.

Estágio na Loja do Cidadão

Encerradas as aulas, no dia 26 de Abril de 2010, comecei as 8h por dia do meu estágio, na Loja do Cidadão.
Agora já executo novas tarefas e cada dia é uma experiência nova, como tinha referido no meu comentário anterior.
No dia 3 de Maio, deparei-me com uma situação nova. Com estava a dar apoio à loja, fui chamada à recepção para ajudar uma senhora ucraniana com uma enorme dificuldade em resolver o seu problema, devido a não perceber muito bem português. A senhora queria renovar a sua autorização de residência para conseguir trabalhar.
Tive de efectuar vários telefonemas a pedir algumas informações sobre os documentos que eram necessários e também liguei para fazer a marcação do dia para a revalidação, porque no posto do SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) não o fazem em atendimento presencial, só por telefone ou pela internet.
Fiquei satisfeita por ter conseguido ajudar esta senhora. Embora tenha tido alguma dificuldade por causa da barreira da língua, ela ficou muito agradecida e até me abraçou.

Fotos Jantar de Finalistas

Jantar de fim de curso

O Bolo confeccionado na "Pastelaria Brasapão"

Decorreu no dia 23 de Abril o jantar de despedida do 12.º L, no restaurante João Capela.
Foram momentos de alegre convívio entre professores e alunos que, tão cedo, não esqueceremos. Obrigada turminha!

Mandaram-me cortar o bolo...Ainda bem que a foto está desfocada!

Apresentação sobre o Marketing, na EPA – Escola Profissional de Aveiro

Deslocamo-nos no dia 9 de Fevereiro a EPA, a convite dos alunos da turma dos alunos do curso 3T do curso Profissional de Comunicação, Marketing, Relação Públicas e Publicidade para assistirmos a uma apresentação sobre Marketing.
O trabalho apresentado pelas alunas, em grupo de 2, consistiu na abordagem de assuntos relacionados com Marketing, utilizando apresentações electrónicas e vídeos.
Gostei principalmente das apresentações das raparigas, porque tinham grande capacidade de comunicação com o público, o mesmo não acontecendo com alguns dos rapazes. Houve também interactividade entre os apresentados e assistência que favoreceu o diálogo e a troca de ideias.
Na minha opinião, esta palestra foi muito enriquecedora, porque ajudou a esclarecer melhor os assuntos sobre o Marketing, uma vez que estamos a dar este módulo na disciplina de Técnicas de secretariado.
Obrigado pelo vosso convite!

O meu estágio...

Comecei o estágio na semana passada, na Loja do Cidadão de Aveiro.
Apesar de ser um pouco cansativo, pois ocupa duas manhãs livres do horário escolar, está a ser uma óptima experiência.
Tenho estado a por em prática o que aprendemos nestes últimos três anos. Neste momento já sei realizar várias tarefas como, trabalhar com tabelas dinâmicas, base de dados, calcular o “balanço mensal” de todos os departamentos da loja e já redigi um e-mail. Estou a gostar muito do que estou a fazer com a ajuda do Dr. Francisco Matos.
Aos meus colegas, digo que não tenham receio de enfrentar o estágio, pois vão divertir-se muito com as novas experiências.

O marketing é tão importante para uma empresa quanto a matéria-prima que se compra.
Nunca se deve encarar marketing como uma despesa ou um custo para a empresa, é investimento. Fazer marketing deve ser rotina, e usando a criatividade o investimento não e alto. Os objectivos são: maximizar o lucro; maximizar a satisfação do consumidor; maximizar a escolha e maximizar a qualidade de vida.
O êxito ou o fracasso em marketing depende das reacções dos consumidores expressos sob a forma de padrões de comprar, cabendo aos gestores tornar as ofertas da empresa compatíveis com as expectativas do seu público-alvo.
Para isso, o mercado consumidor pode ser segmentado em função da idade, do sexo, da classe social e de uma série de factores relacionados com as pessoas.

Dez regras de ouro:
1- A expressão ” vestir a camisa da empresa”, deve ser levada a sério, todos na empresa devem fazer marketing, desde o porteiro ao presidente.
2- Não deixe de lembrar o cliente que você existe, caso contrário, quando precisar ele ira procurar outro fornecedor.
3- Não exagere! Lembrar o seu cliente que você existe não significa bombardeá-lo, isso pode gerar antipatia.
4- Persistir sempre. Não desanime caso uma iniciativa não tenha dado certo.
5- Alimente a sua lista de clientes em potencial.
6- Reserve pelo menos meia hora do seu dia para analisar tudo o que foi feito relativamente a marketing.
7- Em época de crise também se faz marketing.
8- Cuide do seu melhor vendedor. O seu melhor vendedor é o cliente, lembre-se que um potencial cliente indicado por um cliente satisfeito é venda certa.
9- Cuide da sua imagem. Você tem somente uma oportunidade para causar a primeira impressão.
10- Agradeça, não só com um simples Muito Obrigado mas também com cartões de aniversário, postais na Páscoa e no Natal, vales de desconto sem qualquer data especial, etc.

Requisitos para uma boa imagem

Existem certos requisitos fundamentais a que um Profissional de Secretariado deve obedecer para passar uma boa imagem da empresa para o exterior, nomeadamente, para o público-alvo e fornecedores. Assim sendo, um(a) secretário(a) deve ser pontual, mostrar consideração pelos outros, ser discreto(a) e cuidar da sua imagem pessoal.
Quando nos deparamos com negociações internacionais, o conceito de pontualidade varia. Por exemplo, no Brasil e na América Latina, aceita-se um atraso de meia hora, enquanto na Alemanha e na Suíça exige-se pontualidade rigorosa. Em qualquer caso, nos compromissos profissionais, um atraso pode comprometer o negócio e, quem quer dar uma boa imagem de si próprio, deve ser pontual.
Mostrar consideração pelos outros, isto é, preocupar-se em criar uma boa relação interpessoal entre todos os elementos do grupo empresarial, é também importante. Das pessoas com quem temos de lidar no dia-a-dia, umas podem ser mais simpáticas do que outras, mas todas devem merecer a mesma consideração da nossa parte, se queremos obter a sua colaboração empenhada.
A discrição é, também, um requisito fundamental. Não se deve nunca quebrar o sigilo profissional, mesmo junto dos amigos mais íntimos. Nunca se deve revelar nada sobre a empresa ou sobre os seus colaboradores que possa causar prejuízo. Seja a falar a vestir ou a lidar com as outras pessoas, o comportamento deve ser irrepreensível, mas discreto.
A imagem pessoal resulta do conjunto formado pela aparência física, pela linguagem não verbal e pela maneira de vestir. A maneira como uma pessoa se veste contribui de maneira decisiva para melhorar ou degradar a sua imagem. A maneira de vestir deve ser de acordo com a ocasião.
A obediência aos requisitos apresentados contribui para a boa imagem do Profissional de Secretariado.





Adaptado do site do Instituto Politécnico de Viseu

Sobre a semana do Secretariado...

Chegando ao fim da semana do Secretariado, o balanço que faço é positivo. Como fiz parte da organização deste evento, de um modo geral, foi bastante gratificante fazer este trabalho. Fiquei a saber o que tenho de fazer futuramente quando ingressar no mundo do trabalho. Estas sessões constituíram uma mais-valia para o nosso enriquecimento e conhecimento geral. Desde já deixo o meu agradecimento à Dulce Grego, à Cândida Resende, à Andreia Oliveira e à Professora Ana Emília que deram o seu contributo para a concretização de todas actividades da semana do secretariado.

Stress no trabalho

Este foi  o tema escolhido pela Mara para a sua Prova de Aptidão Profissional. Para saber mais sobre o assunto, convidou a Dr.ª Andreia Oliveira, Psicóloga dos Serviços Sociais da Universidade de Aveiro para dinamizar a palestra.

Os alunos presentes, integrantes das turmas do Curso Profissional de Secretariado, ouviram com atenção e ficaram esclarecidos sobre as causas do stress no trabalho e as formas de o combater. Passando da teoria à prática, a oradora exemplificou alguns gestos e técnicas de relaxamento, que os participantes executaram e  que podem ser postos em prática no dia-a-dia, para minimizar os efeitos do stress. 

Uma referência especial à  Mara, que actuou de forma muito responsável na preparação e durante o evento, e à jovem palestrante pela sua disponibilidade, saber e simpatia.

Parabéns a ambas!

O Local de Trabalho - Higiene e Segurança

Na sequência das actividades da Semana do Secretariado decorreu, hoje, a sessão O Local de Trabalho - Higiene e Segurança. Mais uma vez tivemos a colaboração da Bosch Termotecnologia, SA, através da responsável pelo Departamento de Serviços Gerais, Cândida Resende.

A oradora, antiga aluna da nossa Escola, partilhou connosco a sua experiência profissional abordando o tema,  proposto pela Aluna Cristina Pereira, no âmbito da sua Prova de Aptidão Profissional.

Durante a sesssão foram transmitidos alguns conceitos de Ergonomia, bem como conselhos práticos sobre a posição corporal correcta a adoptar e os cuidados a ter quando se permanece em frente ao computador  por largos períodos de tempo, de forma a evitar doenças, em especial relacionadas com a visão e com a postura.

Além destes, os alunos ficaram a conhecer as regras da organização e da segurança no local de trabalho, em especial a segurança dos dados informáticos.

Estou certa de que foi muito enriquecedor para os alunos que, a curto prazo, irão realizar os seus estágios, saber que muitas das coisas que lhes são transmitidas nas aulas têm aplicação na vida prática e que, na escola, aprendem os conhecimentos básicos que lhes permitem continuar a sua formação ao longo da vida.

Mais uma vez agradecemos, à Candida Resende, por ter colaborado connosco.

Dia do Secretariado

Comemorámos hoje, na Escola, o Dia do Secretariado. Participaram as turmas do 12.º L, do 11.º H e uma turma do 11.º ano da Escola Secundária Avelar Brotero, de Coimbra, do Curso Profissional Técnico de Secretariado.

Os preparativos começaram já há bastante tempo, a Ana Cristina e a Raquel fizeram deste evento o tema central da sua Prova de Aptidão Profissional, empenharam-se bastante e contribuiram para o seu sucesso, mas a sua contribuição não fica por aqui e vai continuar ao longo da semana.

Tivemos a visita de uma turma do 11.º ano, do Curso de Secretariado da Escola Avelar Brotero, de Coimbra, que os alunos acolheram com simpatia, mostrando-lhes a Escola, preparando-lhes um gostoso coffee-break e levando-os a visitar o forum de Aveiro.Gostamos muito de os ter por cá e consideramos que estes encontros são muito enriquecedores, tanto para quem vem, como para quem recebe. Voltem sempre!

Quanto à Palestra que versou o tema " O Secretariado na Actualidade", foi muito útil e esclarecedora. Tivemos, mais uma vez, a colaboração da Dulce Grego que, numa linguagem muito acessível e com simpatia e profissionalismo nos transmitiu os requisitos mais importantes da profissão, na actualidade e as suas perspectivas de futuro.

No átrio, projectaram-se videos e apresentações electrónicas sobre as visitas de estudo e sobre algumas das actividades desenvolvidas nas aulas. Os alunos do 11.º H entregaram calendários a professores e alunos e foi distribuído o n.º 2 do Jornal Clip.

No final deste primeiro dia, que considero um sucesso, resta-me dar os parabéns aos alunos do 12.º L pela organização do evento e realçar o empenho demonstrado pelos grupos encarregados do cofee-break, da projecção multimédia, da decoração do átrio, das visitas guiadas, e às alunas Ana Cristina e  Raquel.

Protocolo e Imagem Empresarial

No dia 12 de Fevereiro de 2010, pelas 15h10, vai realizar-se uma palestra, na biblioteca da escola sobre “Protocolo e Imagem Empresarial, organizada por mim, Lucinda Oliveira, no âmbito da minha Prova de Aptidão Profissional (PAP).

Este tema será apresentado por duas Secretárias da Bosch Termotecnologia, SA, Dulce Grego, Secretária da Administração e Cândida Resende, Responsável pelos Serviços Gerais, que desenvolverão os seguintes tópicos:
- Apresentações e saudações em contexto profissional;
- Regras de etiqueta no trabalho;
- Como agir num almoço de negócios.

O que se entende por protocolo e imagem empresarial?

O Protocolo fundamenta-se na cortesia, é um conjunto de normas de etiqueta e comportamentos das pessoas em determinadas situações da vida profissional. Também se define por um conjunto de actos de boa educação e respeito que facilitam o relacionamento interpessoal dentro das empresas e outras organizações.
A imagem de sucesso de uma empresa depende, em grande parte, do modo como ela é gerida pelas pessoas que nela trabalham e, sobretudo pela imagem que essas mesmas pessoas transmitem.

Departamento de Recursos Humanos

Sobre este assunto, foi-nos transmitido o conhecimento essencial para a assessoria que poderemos ter de prestar, no decorrer da vida profissional, ao Departamento de Recursos Humanos de uma empresa.

O profissional de secretariado tem de conhecer os direitos e deveres dos trabalhadores e da entidade patronal. Para isso tem de identificar os regimes de protecção social, as obrigações periódicas da empresa e do trabalhador relativamente à Segurança Social e tem também de saber preencher os documentos relativos às obrigações contributivas.

Gostei especialmente deste módulo, pois também aprendi coisas que me podem ser úteis não só como profissional mas também como trabalhadora.

Organização de eventos

Quando pensamos em realizar um evento de carácter oficial ou empresarial é necessário realizar o seu planeamento e a sua organização, definindo os seus objectivos, o público-alvo e o local da sua realização, entre outros.
A organização de eventos acarreta custos com o aluguer do espaço, deslocações, contratação de serviços multimédia, divulgação, convites e material de apoio.
Cabe ao profissional de secretariado organizar e supervisionar os eventos programados pela empresa, por isso, é importante que conheça as diversas tarefas e os preparativos que lhe dizem respeito.
Madalena Gomes

Visita de Estudo ao Palácio de S. Bento - Lisboa

Ontem, as turmas do curso profissional de secretariado, 11.º H e 12.º L e a turma do curso profissional de instalações eléctricas, 11.º J,  realizaram uma visita de estudo a Lisboa, cujo objectivo era conhecer o Palácio de São Bento, onde reúne o Parlamento e assistir a uma sessão.

Chegámos a Lisboa ao início da manhã, e iniciámos a visita guiada pelas 11 da manhã para conhecermos a parte arquitectónica do palácio e sua história.

Tive o privilégio de me sentar na sala onde os deputados se reúnem para debater os vários temas –  a Sala das Sessões. Mas, o que mais me fascinou, foi a sala dos "passos perdidos" porque era enorme e tinha uma decoração fantástica. As pinturas dos antigos representantes de Portugal, os leões, simbolizando a força e o poder, os desenhos no tecto, o espelho e as plantas dão um ar mágico aquela sala. Era ali, onde antigamente, as pessoas aguardavam para falar com algum representante da Assembleia, daí o seu nome – "passos perdidos". Hoje em dia são os jornalistas que passam lá muitas horas à espera de poderem entrevistar os deputados.

Após o almoço, assistimos a uma reunião plenária da Assembleia, sobre doenças oncológicas. Esteve presente a Ministra da saúde que falou sobre o tema e foi questionada sobre a sua política para aquele sector, pelos deputados dos diferentes partidos políticos.

Apesar de não termos tido acesso ao nosso farnel, por ter ficado fechado no autocarro, a visita foi enriquecedora para a nossa cultura geral, e proporcionou um convívio muito agradável entre alunos e professores.

Negócios à mesa

É à mesa que se conhece o carácter das pessoas

Muitos dos melhores negócios são celebrados em almoços ou jantares programados por uma das partes.
Uma das vantagens dos jantares/almoços de negócios é a informalidade destes encontros que tornam mais fácil falar sobre assuntos de trabalho. Outra vantagem é a forma eficaz de avaliar o comportamento da pessoa com quem se quer fechar negócio.
O maior inconveniente é escolher-se um restaurante do qual o convidado não goste, quer pelo seu atendimento, aspecto, ou até pela comida que é servida. Pode acontecer também estar muita gente no restaurante, o que diminui a privacidade e dificulta a comunicação devido ao ruído. A presença constante dos empregados também é uma desvantagem, uma vez que a conversa é interrompida várias vezes.
Durante o jantar/almoço deve ter-se cuidado com os assuntos que são abordados. Antes de falar de negócios deve falar-se de algumas banalidades sem, no entanto, falar de assuntos pessoais ou geradores de conflitos, como política e futebol. Também se deve ter cuidado com a informação transmitida, uma vez que um restaurante é um local público e pode haver alguém interessado nessa informação.
É importante que o anfitrião chegue antes do convidado, mas este só deve pedir os aperitivos quando o convidado chegar. A disposição à mesa também é muito importante. Se forem só duas pessoas devem sentar-se frente a frente, mas se forem mais a de cargo mais elevado deve sentar-se à direita do anfitrião.
No final quem deve pagar a conta é quem convida. Caso as pessoas se conheçam bem profissionalmente é aceitável que dividam a conta.

Normas de cumprimentar e de Apresentações

No mundo dos negócios existem várias formas de apresentação e cumprimentos consideradas correctas e que devem ser seguidas à regra.
Quando se trata de uma apresentação, deve dizer-se sempre, em primeiro lugar, o nome da pessoa de menor categoria e só depois o da mais importante e, caso as pessoas ocupem algum cargo, deve dizer-se primeiro o cargo seguido do nome. Quando se trata de pessoas de sexo oposto apresentam-se sempre os homens às senhoras.

No que diz respeito aos cumprimentos existem duas formas vulgares de cumprimentar: com beijo ou com aperto de mão. Na maioria dos países europeus são utilizados os dois beijos, sendo considerados a forma mais normal de cumprimentar. No entanto, esta forma de cumprimento só deve ser adoptada se se tiver a certeza que não vai ser mal recebida ou mal entendida. O aperto de mão, uma forma usual de cumprimento, deve ser firme, mas nem muito apertado ao ponto de magoar, nem muito leve e mole. Sempre que se usar esta forma de cumprimento deve-se olhar nos olhos e sorrir para o interlocutor e nunca olhar para o lado.