Cartas Comerciais e Empresariais

Uma das principais características das cartas comerciais e empresariais deve ser a objetividade. Atualmente, a correspondência das empresas já não perde tempo com os longos chavões "literários" das cartas antigas. Formas como "Vimos por meio desta apresentar" cederam lugar a expressões mais resumidas, que vão direto ao assunto: "Apresentamos". O elemento mais importante do texto de uma carta é a sua finalidade: ela determina a redação do documento, que pode ser mais livre ou não. Se a finalidade da carta tiver implicações jurídicas, deverá seguir um modelo pré-estabelecido. É o caso das cartas de cobrança, de convocatória para uma assembleia, dos documentos que notificam uma ação judicial (ação de despejo por falta de pagamento de aluguer - por exemplo), dos requerimentos e dos atestados.
A correspondência comercial deve ter os seguintes requisitos: correção gramatical, objetividade, clareza, concisão, exatidão e cortesia.

Carta Comercial

A carta comercial é um meio de comunicação escrita muito utilizado nas empresas e organizações e é um instrumento de comunicação entre empresas com o objetivo de iniciar, continuar ou encerrar um assunto.
O formato normalizado, na carta comercial, é A4 (dimensões de 210mm x 297mm) geralmente impressa em papel branco ou creme de gramagem de 80.
A carta comercial tem algumas características próprias tais como:
·Boa apresentação, mostrando existir ordem e organização;
·Clareza, a mensagem tem de ser transmitida com eficácia;
·Concisão, a carta comercial deve conter informação completa e precisa;
·Exatidão, para transmitir confiança ao cliente e projetar para o exterior uma boa imagem da empresa, aliada a uma redação precisa e ilucidativa;
·Prudência, o redator deve assegurar-se de que o conteúdo da carta está de acordo com a política geral da empresa. Mesmo numa carta apresentando uma reclamação não se deve entrar em polémica;
·Delicadeza, deve-se evitar demonstrar desagrado com qualquer tipo de situação, mesmo que a atitude do seu correspondente não lhe tenha agradado. É necessário refletir e ponderar bem a resposta, pois uma atitude diplomática recolhe sempre triunfos.
A carta comercial é dobrada e colocada num envelope DL ou C6 e enviada por correio.
Hoje em dia, o fax ou o e-mail, substituem as cartas comerciais, poupando assim tempo e dinheiro

Comunicação Interna

A comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. Comunicar é uma questão de sobrevivência.
No mundo dos negócios a necessidade de tornar os funcionários integrados e informados do que vai acontecendo na empresa, fez surgir a comunicação interna que hoje é considerada imprescindível.
Através da comunicação interna torna-se possível estabelecer contacto com o público interno e entre os elementos que integram a empresa.

Uma reunião bem sucedida

Exemplos de comportamentos a ter para que uma reunião seja bem sucedida:

- Fazer uma lista do que se irá debater;
- Organizar as várias etapas;
- Ter uma postura adequada;
- Olhar para todos os participantes nos olhos;
- Falar com voz pausada e audível;
- Caso seja exista uma questão, responder de forma firme, convicta e segura;
- Usar vocabulário adequado;
- Ser objetivo;
- Usar diplomacia, para compreender o ponto de vista do outro;
- Dar oportunidade aos outros para se expressarem.

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A evolução do Secretariado

O papel da secretária hoje é muito mais importante do que no passado e tem tarefas mais complexas, no seio de qualquer empresa, sendo “ braço direito” do director.
As características humanas que fazem parte do perfil do profissional de secretariado são: a capacidade de liderança, criatividade, descrição, bom senso, maturidade emocional, saber trabalhar em equipa, ser humilde, e adaptar-se as novas tecnologias.

Visita de Estudo aos CTT - Aveiro

No âmbito  no módulo 10 - Comunicação e Informação, os alunos do 11.º J do Curso profissional de Secretariado deslocaram-se, em visita de estudo aos correios de Aveiro, na Praça Marques de Pombal.

Foi feita uma visita guiada que incidiu, especialmente na área da distribuição postal, com a observação do trabalho dos carteiros na separação da correspondência por giros, antes de sairem para distribuição pela cidade.

Os alunos tiveram possibilidade de observar também a parte de atendimento ao público e de conhecer os principais serviços prestados pelos CTT, não só na área do correio, como também na financeira, nas telecomunicaçãoes, coleccionismo e outros.

Agradecemos aosCTT e, em especial à Dr.ª Fátima Silva por nos ter recebido e proporcionado esta visita.

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