Dia do Secretariado

Comemorámos hoje, na Escola, o Dia do Secretariado. Participaram as turmas do 12.º L, do 11.º H e uma turma do 11.º ano da Escola Secundária Avelar Brotero, de Coimbra, do Curso Profissional Técnico de Secretariado.

Os preparativos começaram já há bastante tempo, a Ana Cristina e a Raquel fizeram deste evento o tema central da sua Prova de Aptidão Profissional, empenharam-se bastante e contribuiram para o seu sucesso, mas a sua contribuição não fica por aqui e vai continuar ao longo da semana.

Tivemos a visita de uma turma do 11.º ano, do Curso de Secretariado da Escola Avelar Brotero, de Coimbra, que os alunos acolheram com simpatia, mostrando-lhes a Escola, preparando-lhes um gostoso coffee-break e levando-os a visitar o forum de Aveiro.Gostamos muito de os ter por cá e consideramos que estes encontros são muito enriquecedores, tanto para quem vem, como para quem recebe. Voltem sempre!

Quanto à Palestra que versou o tema " O Secretariado na Actualidade", foi muito útil e esclarecedora. Tivemos, mais uma vez, a colaboração da Dulce Grego que, numa linguagem muito acessível e com simpatia e profissionalismo nos transmitiu os requisitos mais importantes da profissão, na actualidade e as suas perspectivas de futuro.

No átrio, projectaram-se videos e apresentações electrónicas sobre as visitas de estudo e sobre algumas das actividades desenvolvidas nas aulas. Os alunos do 11.º H entregaram calendários a professores e alunos e foi distribuído o n.º 2 do Jornal Clip.

No final deste primeiro dia, que considero um sucesso, resta-me dar os parabéns aos alunos do 12.º L pela organização do evento e realçar o empenho demonstrado pelos grupos encarregados do cofee-break, da projecção multimédia, da decoração do átrio, das visitas guiadas, e às alunas Ana Cristina e  Raquel.

Protocolo e Imagem Empresarial

No dia 12 de Fevereiro de 2010, pelas 15h10, vai realizar-se uma palestra, na biblioteca da escola sobre “Protocolo e Imagem Empresarial, organizada por mim, Lucinda Oliveira, no âmbito da minha Prova de Aptidão Profissional (PAP).

Este tema será apresentado por duas Secretárias da Bosch Termotecnologia, SA, Dulce Grego, Secretária da Administração e Cândida Resende, Responsável pelos Serviços Gerais, que desenvolverão os seguintes tópicos:
- Apresentações e saudações em contexto profissional;
- Regras de etiqueta no trabalho;
- Como agir num almoço de negócios.

O que se entende por protocolo e imagem empresarial?

O Protocolo fundamenta-se na cortesia, é um conjunto de normas de etiqueta e comportamentos das pessoas em determinadas situações da vida profissional. Também se define por um conjunto de actos de boa educação e respeito que facilitam o relacionamento interpessoal dentro das empresas e outras organizações.
A imagem de sucesso de uma empresa depende, em grande parte, do modo como ela é gerida pelas pessoas que nela trabalham e, sobretudo pela imagem que essas mesmas pessoas transmitem.

Departamento de Recursos Humanos

Sobre este assunto, foi-nos transmitido o conhecimento essencial para a assessoria que poderemos ter de prestar, no decorrer da vida profissional, ao Departamento de Recursos Humanos de uma empresa.

O profissional de secretariado tem de conhecer os direitos e deveres dos trabalhadores e da entidade patronal. Para isso tem de identificar os regimes de protecção social, as obrigações periódicas da empresa e do trabalhador relativamente à Segurança Social e tem também de saber preencher os documentos relativos às obrigações contributivas.

Gostei especialmente deste módulo, pois também aprendi coisas que me podem ser úteis não só como profissional mas também como trabalhadora.

Organização de eventos

Quando pensamos em realizar um evento de carácter oficial ou empresarial é necessário realizar o seu planeamento e a sua organização, definindo os seus objectivos, o público-alvo e o local da sua realização, entre outros.
A organização de eventos acarreta custos com o aluguer do espaço, deslocações, contratação de serviços multimédia, divulgação, convites e material de apoio.
Cabe ao profissional de secretariado organizar e supervisionar os eventos programados pela empresa, por isso, é importante que conheça as diversas tarefas e os preparativos que lhe dizem respeito.
Madalena Gomes

Visita de Estudo ao Palácio de S. Bento - Lisboa

Ontem, as turmas do curso profissional de secretariado, 11.º H e 12.º L e a turma do curso profissional de instalações eléctricas, 11.º J,  realizaram uma visita de estudo a Lisboa, cujo objectivo era conhecer o Palácio de São Bento, onde reúne o Parlamento e assistir a uma sessão.

Chegámos a Lisboa ao início da manhã, e iniciámos a visita guiada pelas 11 da manhã para conhecermos a parte arquitectónica do palácio e sua história.

Tive o privilégio de me sentar na sala onde os deputados se reúnem para debater os vários temas –  a Sala das Sessões. Mas, o que mais me fascinou, foi a sala dos "passos perdidos" porque era enorme e tinha uma decoração fantástica. As pinturas dos antigos representantes de Portugal, os leões, simbolizando a força e o poder, os desenhos no tecto, o espelho e as plantas dão um ar mágico aquela sala. Era ali, onde antigamente, as pessoas aguardavam para falar com algum representante da Assembleia, daí o seu nome – "passos perdidos". Hoje em dia são os jornalistas que passam lá muitas horas à espera de poderem entrevistar os deputados.

Após o almoço, assistimos a uma reunião plenária da Assembleia, sobre doenças oncológicas. Esteve presente a Ministra da saúde que falou sobre o tema e foi questionada sobre a sua política para aquele sector, pelos deputados dos diferentes partidos políticos.

Apesar de não termos tido acesso ao nosso farnel, por ter ficado fechado no autocarro, a visita foi enriquecedora para a nossa cultura geral, e proporcionou um convívio muito agradável entre alunos e professores.

Negócios à mesa

É à mesa que se conhece o carácter das pessoas

Muitos dos melhores negócios são celebrados em almoços ou jantares programados por uma das partes.
Uma das vantagens dos jantares/almoços de negócios é a informalidade destes encontros que tornam mais fácil falar sobre assuntos de trabalho. Outra vantagem é a forma eficaz de avaliar o comportamento da pessoa com quem se quer fechar negócio.
O maior inconveniente é escolher-se um restaurante do qual o convidado não goste, quer pelo seu atendimento, aspecto, ou até pela comida que é servida. Pode acontecer também estar muita gente no restaurante, o que diminui a privacidade e dificulta a comunicação devido ao ruído. A presença constante dos empregados também é uma desvantagem, uma vez que a conversa é interrompida várias vezes.
Durante o jantar/almoço deve ter-se cuidado com os assuntos que são abordados. Antes de falar de negócios deve falar-se de algumas banalidades sem, no entanto, falar de assuntos pessoais ou geradores de conflitos, como política e futebol. Também se deve ter cuidado com a informação transmitida, uma vez que um restaurante é um local público e pode haver alguém interessado nessa informação.
É importante que o anfitrião chegue antes do convidado, mas este só deve pedir os aperitivos quando o convidado chegar. A disposição à mesa também é muito importante. Se forem só duas pessoas devem sentar-se frente a frente, mas se forem mais a de cargo mais elevado deve sentar-se à direita do anfitrião.
No final quem deve pagar a conta é quem convida. Caso as pessoas se conheçam bem profissionalmente é aceitável que dividam a conta.

Normas de cumprimentar e de Apresentações

No mundo dos negócios existem várias formas de apresentação e cumprimentos consideradas correctas e que devem ser seguidas à regra.
Quando se trata de uma apresentação, deve dizer-se sempre, em primeiro lugar, o nome da pessoa de menor categoria e só depois o da mais importante e, caso as pessoas ocupem algum cargo, deve dizer-se primeiro o cargo seguido do nome. Quando se trata de pessoas de sexo oposto apresentam-se sempre os homens às senhoras.

No que diz respeito aos cumprimentos existem duas formas vulgares de cumprimentar: com beijo ou com aperto de mão. Na maioria dos países europeus são utilizados os dois beijos, sendo considerados a forma mais normal de cumprimentar. No entanto, esta forma de cumprimento só deve ser adoptada se se tiver a certeza que não vai ser mal recebida ou mal entendida. O aperto de mão, uma forma usual de cumprimento, deve ser firme, mas nem muito apertado ao ponto de magoar, nem muito leve e mole. Sempre que se usar esta forma de cumprimento deve-se olhar nos olhos e sorrir para o interlocutor e nunca olhar para o lado.