Arquivo

Sempre que se fala de Arquivo podemos pensar em várias coisas. O arquivo poderá ser: um conjunto de informação ou de documentos; o mobiliário onde se guardam os documentos ou o espaço, área ou setor onde é conservada a informação.
De uma forma mais resumida o Arquivo é um espaço ou mobiliário que contém toda a informação de interesse, após ser convenientemente tratada, ou seja, classificada e ordenada.
As empresas trabalham, todos os dias, com imensos documentos que chegam e que são expedidos. Por obrigações legais, toda a documentação deve ser arquivada. É muito importante que a empresa tenha alguma gestão coerente e eficiente da informação, no sentido de evitar:
•Perda de tempo na pesquisa;
•Que a informação útil não caia no esquecimento ou não seja usada;
•Desvios de documentação;
•A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a empresa e, consequentemente, a produtividade.

Circuito de Correspondência

Diariamente, chegam à empresa, através do correio, fax e e-mail, grandes quantidades de documentos que devem ter um tratamento adequado. Este procedimento é muito importante porque quando as organizações dispõem de informação registada, fidedigna, autentica, pertinente e rapidamente acessível, estão em condições de utilizar um recurso para a boa condução dos seus negócios.
O circuito da correspondência tem várias fases com diferentes procedimentos que variam de empresa para empresa, conforme a sua dimensão e estrutura, sem esquecer os serviços públicos em que o tratamento da correspondência obedece a normas bastante rigorosas. As fases do circuito da correspondência são:
1. Separação
2. Abertura
3. Registo de entrada
4. Distribuição
5. Resposta ou Arquivo
6. Assinatura
7. Registo de saída
8. Expedição e Arquivo

Dia do Secretariado

No dia 9 de fevereiro de 2012, comemorámos o Dia do Secretariado, na nossa Escola.
Nas semanas anteriores, foram elaborados cartazes sobre temas de Técnicas de Secretariado para, posteriormente, serem afixados e uma faixa para decorar o átrio da escola. Nas aulas, realizámos marcadores de livros, panfletos, crachás para identificação dos alunos e calendários alusivos ao dia do Secretariado.

Alguns destes materiais foram oferecidos a todos os professores presentes.
Foi apresentado um pequeno vídeo com imagens das visitas de estudo realizadas e também a simulação de uma actividade realizado no módulo de Técnicas de Atendimento, do 10.º ano. Este vídeo teve por objectivo demonstrar aos professores os actividades extra curriculares realizadas durante estes 2 anos lectivos (2010/2011 – 2011/2012).
Quase todos os professores estiveram presentes, e deram-nos os parabéns pela evolução que notaram em nós.
Na minha opinião, tudo correu muito bem, todos os alunos contribuíram para que este dia corresse da melhor forma possível. Apesar do tempo ser muito escasso para a organização, correu tudo como planeado. Gostei muito deste dia, porque pudemos conviver com os nossos colegas e, principalmente, com os nossos professores atuais e pudemos por em prática os conhecimentos adquiridos nas aulas e algumas das competências necessárias para o exercício da nossa futura profissão.