Organização de eventos

Quando pensamos em realizar um evento de carácter oficial ou empresarial é necessário realizar o seu planeamento e a sua organização, definindo os seus objectivos, o público-alvo e o local da sua realização, entre outros.
A organização de eventos acarreta custos com o aluguer do espaço, deslocações, contratação de serviços multimédia, divulgação, convites e material de apoio.
Cabe ao profissional de secretariado organizar e supervisionar os eventos programados pela empresa, por isso, é importante que conheça as diversas tarefas e os preparativos que lhe dizem respeito.
Madalena Gomes

Visita de Estudo ao Palácio de S. Bento - Lisboa

Ontem, as turmas do curso profissional de secretariado, 11.º H e 12.º L e a turma do curso profissional de instalações eléctricas, 11.º J,  realizaram uma visita de estudo a Lisboa, cujo objectivo era conhecer o Palácio de São Bento, onde reúne o Parlamento e assistir a uma sessão.

Chegámos a Lisboa ao início da manhã, e iniciámos a visita guiada pelas 11 da manhã para conhecermos a parte arquitectónica do palácio e sua história.

Tive o privilégio de me sentar na sala onde os deputados se reúnem para debater os vários temas –  a Sala das Sessões. Mas, o que mais me fascinou, foi a sala dos "passos perdidos" porque era enorme e tinha uma decoração fantástica. As pinturas dos antigos representantes de Portugal, os leões, simbolizando a força e o poder, os desenhos no tecto, o espelho e as plantas dão um ar mágico aquela sala. Era ali, onde antigamente, as pessoas aguardavam para falar com algum representante da Assembleia, daí o seu nome – "passos perdidos". Hoje em dia são os jornalistas que passam lá muitas horas à espera de poderem entrevistar os deputados.

Após o almoço, assistimos a uma reunião plenária da Assembleia, sobre doenças oncológicas. Esteve presente a Ministra da saúde que falou sobre o tema e foi questionada sobre a sua política para aquele sector, pelos deputados dos diferentes partidos políticos.

Apesar de não termos tido acesso ao nosso farnel, por ter ficado fechado no autocarro, a visita foi enriquecedora para a nossa cultura geral, e proporcionou um convívio muito agradável entre alunos e professores.

Negócios à mesa

É à mesa que se conhece o carácter das pessoas

Muitos dos melhores negócios são celebrados em almoços ou jantares programados por uma das partes.
Uma das vantagens dos jantares/almoços de negócios é a informalidade destes encontros que tornam mais fácil falar sobre assuntos de trabalho. Outra vantagem é a forma eficaz de avaliar o comportamento da pessoa com quem se quer fechar negócio.
O maior inconveniente é escolher-se um restaurante do qual o convidado não goste, quer pelo seu atendimento, aspecto, ou até pela comida que é servida. Pode acontecer também estar muita gente no restaurante, o que diminui a privacidade e dificulta a comunicação devido ao ruído. A presença constante dos empregados também é uma desvantagem, uma vez que a conversa é interrompida várias vezes.
Durante o jantar/almoço deve ter-se cuidado com os assuntos que são abordados. Antes de falar de negócios deve falar-se de algumas banalidades sem, no entanto, falar de assuntos pessoais ou geradores de conflitos, como política e futebol. Também se deve ter cuidado com a informação transmitida, uma vez que um restaurante é um local público e pode haver alguém interessado nessa informação.
É importante que o anfitrião chegue antes do convidado, mas este só deve pedir os aperitivos quando o convidado chegar. A disposição à mesa também é muito importante. Se forem só duas pessoas devem sentar-se frente a frente, mas se forem mais a de cargo mais elevado deve sentar-se à direita do anfitrião.
No final quem deve pagar a conta é quem convida. Caso as pessoas se conheçam bem profissionalmente é aceitável que dividam a conta.

Normas de cumprimentar e de Apresentações

No mundo dos negócios existem várias formas de apresentação e cumprimentos consideradas correctas e que devem ser seguidas à regra.
Quando se trata de uma apresentação, deve dizer-se sempre, em primeiro lugar, o nome da pessoa de menor categoria e só depois o da mais importante e, caso as pessoas ocupem algum cargo, deve dizer-se primeiro o cargo seguido do nome. Quando se trata de pessoas de sexo oposto apresentam-se sempre os homens às senhoras.

No que diz respeito aos cumprimentos existem duas formas vulgares de cumprimentar: com beijo ou com aperto de mão. Na maioria dos países europeus são utilizados os dois beijos, sendo considerados a forma mais normal de cumprimentar. No entanto, esta forma de cumprimento só deve ser adoptada se se tiver a certeza que não vai ser mal recebida ou mal entendida. O aperto de mão, uma forma usual de cumprimento, deve ser firme, mas nem muito apertado ao ponto de magoar, nem muito leve e mole. Sempre que se usar esta forma de cumprimento deve-se olhar nos olhos e sorrir para o interlocutor e nunca olhar para o lado.